"Почтовые конверты" - фирменный стиль и автоматизация почтовых рассылок
20 июля 2012, Павел Данилов
Если вы думаете, что направлять письма по обычной, бумажной почте – это анахронизм, который давно себя изжил, то заблуждаетесь. В реальности такой вид связи все еще востребован. Здесь и пересылка официальных документов, и корпоративно-рекламные рассылки, и многое другое. Поэтому, так или иначе почта будет существовать в обозримом будущем. Следовательно, сохраняется спрос на корпоративный дизайн конвертов и оперативное их оформление. Собственно, в одной из небольших фирм, которую я «технически поддерживаю» не так давно встала задача рассылки по почте около полутора сотен писем. При этом, как всегда вовремя, начальство посетила светлая идея – сделать это в «фирменных» конвертах, дизайн коих, разумеется, никто и не разрабатывал. Заняться этим за отдельную плату выпало вашему покорному слуге.
По той причине, что я необычайно ленив и делать вручную нудную работу мне попросту неохота, то посовещавшись сам с собою, я же и решил, найти какую-нибудь программу, которая облегчила бы мой труд, а в перспективе освободила бы меня от него в принципе. Двадцатиминутный поиск в сети выявил несколько готовых программных решений, но остановился я на приложении «Почтовые конверты». Хочу рассказать о своих впечатлениях после работы с ней. Писать краткую инструкцию о пользовании этим продуктом в форме статьи считаю излишним. Кому интересно, может все найти на сайте разработчика. Уж чем решения AMS Software отличаются, так это прекрасной документированностью!
Что может программа «Почтовые конверты»
Что меня заинтересовало еще на этапе чтения описания программы, так это то, что она хранит базу данных адресатов и умеет импортировать ее из таблиц XLS и CSV. Таким образом, половину работы (вбивание адресов и данных респондентов) программа, теоретически, может выполнить за меня! Собственно, из-за этого она и была выбрана. Были опасения, что на практике это окажется реализованным как-то неудобно или попросту не будет работать, но первая же попытка развеяла мои сомнения. Функция импорта в «Почтовых конвертах» работает.
В принципе, можно использовать «сырые» таблицы, не оптимизированные для программы, так как программа позволяет выбрать столбцы для импорта. Желательно только иметь отсортированные по отдельным столбцам Ф.И.О., индекс и адрес. Иначе, могут возникнуть закономерные проблемы.
Кроме этого, импортировать список респондентов можно в различные категории. Это позволяет печатать конверты для различных групп адресатов, быстро отбирая их. Отбор можно производить с помощью фильтрации по категориям. Уже имеющихся в приложении категорий хватит не всем, но их можно добавить самостоятельно. Еще программа умеет сортировать списки адресатов по различным полям, достаточно кликнуть мышкой на названии колонки в списке.
Второе немаловажное свойство программы – это большое количество поддерживаемых форматов конвертов. Для человека, ни разу не сталкивавшегося с обилием использующихся сейчас на территории РФ и Украины форм и размеров почтовых конвертов, мой восторг может быть непонятен. Потому объясняю, на данный момент только наиболее часто употребляемых стандартных типов ровно 5 штук! Все они есть в «Почтовых конвертах». Кроме стандартных, есть еще неисчислимое количество типов, которые используются различными корпорациями для внутреннего употребления и для корпоративных рассылок, а также конверты, используемые для упаковки почты нестандартных размеров. Кстати, программа «Почтовые конверты» позволяет создавать конверты произвольных размеров.
Следует также отметить, что данное приложение позволяет создавать собственное оформление конверта. Не то, чтобы в нем есть графический редактор, но вставить заранее подготовленное изображение, например логотип или фон, можно. Также отдельно есть возможность включить в оформление какой-то рекламный слоган, что прекрасно подойдет для большинства рекламных рассылок. Таким образом, создаем фоновое изображение в любом редакторе, используя «фирменные» цвета, сохраняем и импортируем в «Почтовые конверты».
Здесь следует быть осторожным. Некоторые увлекающиеся товарищи делают слишком яркий фон, на котором теряется адресная информация или не виден индекс. Потому тем, кто будет готовить конверты самостоятельно, следует ознакомиться хотя бы с встроенными шаблонами и посмотреть, как они устроены, чтобы сохранить читаемость текста на конверте.
Что еще понравилось… Приложение может впечатывать данные в готовые конверты, что позволяет быстро надписать сотни полторы-две конвертов для рассылки, допустим, извещений о собрании акционеров. При этом, если руки у пользователя не кривые, то даже индекс впечатывается точно туда, куда надо.
Еще неплоха настройка печати. Видно, что разработчики продумали этот момент. Можно выставить поля, чтобы не заливать краской края конверта или же печатать «на вылет» (картинка на самом краю конверта без полей) на лазерном принтере. Еще понравился просто и логично организованный интерфейс, с которым разбираться-то почти не надо. Все разбито на вкладочки и потерять какой-то инструмент достаточно сложно.
Вывод
Благодаря нормально организованному импорту данных и продуманному интерфейсу, приложение, безусловно, заслуживает внимания фирм и компаний, ведущих почтовую переписку или использующих в качестве средства продвижения товаров и услуг почтовые рассылки. Такого рода пользователям я могу смело рекомендовать эту программу, тем более, что ее стоимость вполне адекватна функционалу. Скачать программу «Почтовые конверты» можно с этой страницы.